LIT.Go ist darauf ausgelegt, als führendes System den Zugriff auf weitere Verbandsangebote zu steuern und wiederkehrende Prozesse so weit sinnvoll zu automatisieren. Integration und Automatisierung helfen an vielen Stellen, den Verwaltungsaufwand drastisch zu reduzieren und die Fehlerquote zu drücken.

Bei entsprechend konfigurierten Systemen legen Sie zum Beispiel fest, welche Personen bestimmte interne Web-Angebote nutzen dürfen, welche Funktionen sie dort nutzen dürfen oder welche Mailverteiler sie beziehen.

Das integrierte Faktura-Modul erstellt automatisch Beitrags- und Veranstaltungsrechnungen nach Ihren Vorgaben. Das Mahnwesen wird durch hinterlegte Mindestfristen und Wiedervorlagen unterstützt. Ein Interface-Modul für Banken erstellt Dateien für den Lastschrifteinzug – und der Abgleich von Zahlungseingängen erfolgt nach Einlesen der Kontoauszüge weitgehend automatisiert. Und am Ende werden bei dieser Gelegenheit vorkontierte Kassendaten an die Buchhaltung übergeben. Lesen Sie hierzu mehr auf der Seite zu LIT.Go – Finanzen.

Auf dieser Seite erfahren Sie mehr über einige automatisierte Prozesse im Bereich der Mitgliederorganisation, die sie anderswo selten finden werden.

Gruppenmitgliedschaften

Personen können anhand verschiedener Merkmale automatisch zu Gruppen hinzugefügt werden, zum Beispiel zu Orts- und Kreisverbänden. Im Web-Portal wird der jeweilige Gruppenverwalter über Neuzugänge informiert und kann so neue Mitglieder persönlich begrüßen.

Ist jemand als Mitglied erfasst, so abonniert er automatisch die Verbandszeitschrift. Aufgrund seines Alters, Wohnorts oder ersten Buchstabens seines Vornamens – sprich, aufgrund fast beliebig definierbarer Kriterien – wird er automatisch Mitglied in weiteren Gruppen und bezieht deren Mailinglisten, erhält Zugriff auf geschützte Subdomains im Mitgliederbereich des Webauftritts und anderes mehr.

Der Clou: genauso automatisch, wie jemand zu einer Gruppe hinzugefügt wird, wird er aus Mailinglisten und Gruppen auch wieder ausgetragen, sobald er die Zugriffsvoraussetzungen nicht mehr erfüllt. Sobald zum Beispiel in der Verwaltung der Austritt eines Mitglieds zu einem bestimmte Datum erfasst wird, erlöschen zu diesem Termin seine Zugriffsrechte auf vereinsinterne Mailinglisten und Webangebote.

Dies schließt Eingabefehler praktisch aus und erhöht damit signifikant die Integrität des Datenbestandes und auch die Zufriedenheit der Neumitglieder, die umgehend voll in die Verbandsstrukturen integriert werden.

Mailverteiler

Auch unabhängig von Gruppenmitgliedschaften werden Verteiler automatisiert gebildet. Natürlich wie bei der Gruppenbildung auch manuell oder in Mischform.

So können Mitglieder im Web-Portal für sie freigegebene Mailinglisten selbst buchen und abbestellen. In definierten Intervallen werden die aktuellen Verteilerdaten an den Mailserver übertragen, so dass ohne Eingreifen durch Geschäftsstelle oder IT die Mailinglisten sich größtenteils selbst verwalten.

Dabei legen Sie neue Mailinglisten direkt in LIT.Go an – die Einrichtung auf dem Mailserver übernehmen automatische Routinen. Damit kann ein befugter Mitarbeiter direkt in der Geschäftsstelle und ohne IT-Kenntnisse oder gar Zugriff auf den Mailserver neue Mailinglisten einrichten. Der Abstimmungsaufwand zwischen verschiedenen Abteilungen entfällt schlichtweg.

Massenmails und automatisierte Mailversand

E-Mails können manuell oder automatisiert verschickt werden. Dabei sind für automatisierte Vorgänge feste Mailvorlagen zwingend erforderlich. Aber auch für den manuellen Versand können Mailvorlagen als Vorlage dienen und für den geplanten Versand angepasst werden.

Neben der Anrede können auch weitere Informationen in den E-Mails personalisiert werden und so zum Beispiel auf die Beitragshöhe oder eine beigefügte Rechnung Bezug nehmen.

Das Versandmodul sendet auch beim Massenversand an jeden Empfänger eine einzelne E-Mail, so dass die Empfänger der Nachricht wie beim Versand per BCC die anderen Empfänger nicht sehen können. Beim massenhaften Versand per BCC werden E-Mails allerdings oft als Spam aussortiert. Bei LIT.Go werden jedoch echte einzelne E-Mails verschickt, so dass die Mails sicher beim Empfänger ankommen.

E-Mail-Adressen verwalten

Mit einer Anbindung an den Mailserver können auch E-Mail-Adressen für Funktionsträger zentral in LIT.Go konfiguriert werden. Dies kann durch entsprechend eingewiesene Mitarbeiter in der Geschäftsstelle erfolgen. Durch die Automatisierung ist kein manueller Eingriff durch IT-Fachpersonal mehr erforderlich und zeitaufwändige Kommunikation zur Abstimmung entfällt.

Auskunft über personenbezogene Daten

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthält in Artikel 15 das Auskunftsrecht. Darin ist geregelt, dass jede Person das Recht hat, von öffentlichen Stellen, aber auch Unternehmen und Verbänden Auskunft darüber verlangen kann, welche personenbezogenen Daten von ihr gespeichert sind.

Bei der Gewährung der Auskunft müssen gemäß Art. 15 Abs. 4 DSGVO die Rechte und Freiheiten anderer Personen beachtet werden. Damit werden in erster Linie die personenbezogenen Daten Dritter oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse geschützt.

Das neue BDSG enthält im § 34 weitere Einschränkungen des Auskunftsrechts. Bei personenbezogenen Daten, die nur noch aufgrund von Aufbewahrungspflichten gespeichert werden (z. B. nach dem Steuer- oder Handelsrecht) oder die der Datenschutzkontrolle oder Datensicherung (z. B. Protokolldaten) dienen, besteht dann kein Auskunftsanspruch, wenn die Erteilung der Auskunft einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert und die Zweckbindung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt wird.

In LIT.Go können vollumfängliche Auskunftsdateien erstellt werden. Diese enthalten sämtliche im System verfügbaren der Auskunftspflicht unterliegenden Informationen.

Schon vorbei?

Hier endet unser Rundgang um die wichtigsten Kernbereiche einer professionellen Vereinsverwaltung. Werfen Sie aber gerne noch einen Blick auf die beiden Zusatzmodule – den leistungsfähigen Veranstaltungskalender LIT.Event und das Umfrage-Tool LIT.Survey.